Dolny Śląsk

Certyfikat ISO 9001 jest jednym ze standardowych certyfikatów, potwierdzających zgodność z wymogami ustalonymi przez Międzynarodową Organizację Normalizacyjną ISO. Otrzymanie certyfikatu nie odbywa się jednak raz na zawsze – co 3 lata konieczne jest przejście procesu recertyfikacji, a w międzyczasie przeprowadzane są dodatkowe coroczne audyty, mające na celu potwierdzenie, że wymagania ISO 9001 są rzeczywiście przestrzegane na terenie zakładu pracy. Jak wygląda proces recertyfikacji i jak należy się do niego przygotować?

Jak przebiega recertyfikacja ISO 9001?

Kontrola błędów w systemie zarządzania firmą

Na dobrą sprawę proces ponownego uzyskania certyfikatu ISO nie różni się od procedur związanych z uzyskaniem certyfikatu po raz pierwszy. Różnica kryje się głównie w tym, że o ile w ramach pierwszego starania się o uzyskanie certyfikatu, firma musi skupić się na zbudowaniu systemu zarządzania firmą, będącego w pełnej zgodności z wytycznymi zawartymi w ISO, tyle już podczas procesu certyfikacji system ten nie wymaga zbudowania od nowa, a jedynie skontrolowania go i wyłapania najsłabszych elementów, a następnie skorygowania ich. 

Wybór odpowiedniego audytora

Po wykonaniu audytu wewnętrznego przychodzi czas na audyt zewnętrzny, od którego wyników zależy to, czy firma otrzyma certyfikat, czy też nie. Audytor ma za zadanie ocenić, czy przygotowana dokumentacja jest zgodna z wytycznymi zawartymi w normie ISO 9001, lecz nie tylko. Podejmuje się on również skontrolowania wdrażania wytycznych w praktyce. Jeśli audyt zewnętrzny przebiegnie pomyślnie, wówczas możliwe jest przejście do procesu recertyfikacji. 

Przygotowania do recertyfikacji

W ramach ponownego przyznawania certyfikacji audytor ma za zadanie działać według określonych metod, obejmujących m.in. przegląd dokumentacji związanej z wdrożeniem systemu zarządzania jakości, rozmowy z personelem i członkami kierownictwa, a także poprzez obserwację procesów wykonywanych przez firmę.

Jakie dokumenty będą ważne w procesie recertyfikacji?

Aby pomyślnie i sprawnie przejść przez proces ponownej certyfikacji, firma powinna zawczasu naszykować takie dokumenty, jak:

• zapis procedur,
• politykę jakości firmy,
• mapa procesów (zalecany schemat blokowy),
• instrukcja pracy,
• odpowiednie formularze,
• cele związane z jakością.

Ile może trwać proces recertyfikacji?

Zakładając na potrzeby przykładu, że wymagania ISO 9001 są w firmie spełnione, proces certyfikacji może potrwać ok. 2-3 miesięcy. Jest tak jednak przy uwzględnieniu głównie kwestii papierowych. Wdrażanie standardów w praktyce może potrwać nawet ponad rok. 

Na jak długo przyznawany jest certyfikat ISO?

Ważność certyfikatu ISO wynosi 3 lata. Ważne jest jednak to, że w czasie tych 3 lat również obowiązują audyty sprawdzające, czy normy są wdrażane w praktyce i nie pozostają jedynie na papierze. Od wyniku audytów kontrolnych zależy to, czy firma będzie w stanie utrzymać certyfikat, czy też go straci. O przejście procesu recertyfikacji warto starać się jeszcze przed upływem wyznaczonych 3 lat tak, aby mieć czas na wdrożenie odpowiednich zmian. W przypadku uzyskania pozytywnej oceny z audytu ważność certyfikatu wydłuża się o kolejne 3 lata.

Jak ważne jest przechodzenie procesów ponownej certyfikacji?

Utrzymanie certyfikacji ma znaczenie nie tylko z uwagi na dbałość o standardy panujące w firmie, lecz też ze względów wizerunkowych. Większość społeczeństwa nie jest zaznajomiona z dokładnym przebiegiem procesów certyfikacyjnych i wytycznymi zawartymi w poszczególnych normach ISO, dlatego też utrata certyfikatu będzie w ich oczach tożsama z nieprzyjemnymi incydentami, utratą zaufania i spadkiem renomy na rynku. 

Regularna recertyfikacja wymaga przechodzenia audytów kontrolnych i wyłapywania nieścisłości, co pozwala firmie lepiej funkcjonować na rynku i korzystać z możliwości, jakie mogą być zarezerwowane jedynie dla firm posiadających stosowne certyfikaty.